Der Begriff Newsletter

Was ist eigentlich ein Newsletter? ... Im ursprünglichem Sinne ist ein Newsletter einen Art Informationsblatt, das in regelmässigen Abständen über gewisse Sachverhalte und ggf. deren Änderung informiert. Auch die altbekannten Handzettel sind im Prinzip eine Art von Newsletter. Die Informationsverbreitung per sogenanntem Newsletter ist also keine Erscheinung des heutigen Computerzeitalters, sondern seit langem bekannt und gebräuchlich.

In Zeitalter der elektronischen Medien, des Internets und der Kommunikation per Email stellen Newsletter allerdings eine weitaus umfangreichere Möglichkeit zur Vermittlung von Informationen zu Produkten und Dienstleistungen dar. Der Einsatz von Newslettern zur gezielten Informationen von Kunden wird von einer steigenden Zahl von Firmen, staatlichen Institutionen und auch Privatpersonen genutzt.

Der Begriff Newsletter kann sowohl für eine aufwändig gestaltete Produktinformation eines Grossunternehmens als auch für die kurz Textemail an Freunde und Bekannte bezüglich des nächsten Vereinstreffens gelten. Der Vorgang beruht immer auf dem selben Prinzip ... ein Versender, viele Empfänger.

Der Versand des elektronischen Newsletters erfolgt in der Regel entweder per Email oder auch SMS. Alle notwendigen Daten für den Newsletter sind in Listen gespeichert. Die wichtigste Angabe ist dabei natürlich die Zieladresse, also im Falle eines Email - Newsletters die Email - Adresse. Diese Empfängerlisten können aber auch eine Vielzahl von weiteren Angaben wie Vor- und Nachname, Anschrift usw. Integrierte Softwarelösungen wie der Arclab MailList Controller verwalten diese Empfängerdaten in eigenen Datenbanken, so dass alle Angaben jederzeit verfügbar sind, z.B. zur Personalisierung eines Newsletters.

Die äussere Form eines Newsletters

Die Erstellung der Nachricht kann sowohl in reiner Textform (Plaintext) als auch in HTML-Form  erfolgen. Bei der Erstellung ist allerdings unbedingt abzuwägen, ob der Empfänger das entsprechende Format auch lesen kann. Besonders bei aufwändigen Newslettern im HTML - Format kann es hier leicht zu Problemen kommen, z.B. wenn Texte und besonders Grafiken fehlerhaft oder gar nicht dargestellt werden.

Integrierte Lösungen wie der Bulk Mailer MailList Controller lassen dem Anwender hier die freie Wahl und ermöglichen auch den Versand von sog. Attachments. Bei einem Attachment handelt es sich um jede Form von Dateien, die direkt mit dem Newsletter versendet werden ... also z.B. weitere Infoschreiben, Grafiken oder Preislisten. Dabei ist zu beachten, dass auch diese Attachments vom Empfänger gelesen werden können. Allgemein gebräulich und sehr zu empfehlen sind z.B. Attachements im PDF-Format, da auf den meisten PCs die zum Lesen notwendige Software installiert ist.

Kontinuität beim Versand eines Newsletters

Ein weiteres Kriterium für einen Newsletter kann dessen regelmässiges Erscheinen sein. Personen, die sich in Empfängerlisten eintragen, erwarten entsprechende Informationen und dies nach Möglichkeit regelmässig. Eine sich monatlich ändernde Preisliste, die zweimal im Jahr versendet wird, verfehlt ihren Zweck. Eine Alternative ist eine reines Informationsschreiben, das ein besonderes Thema, z.B. die neueste Version einer Software beschreibt. Aber auch hier ist eine bestehende Empfängerliste, deren Abonnenten mit der Nachricht rechnen, von Vorteil.

Beachten Sie bei einer regelmässig versendeten Serienemail auch das kontinuierliche Design. Ein vertrautes und etabliertes äusseres Erscheinungsbild sollte nach Möglichkeit nicht ohne Grund geändert werden. Der Wiedererkennungswert ist in solchen Fällen nicht zu unterschätzen.

Die Akzeptanz eines Newsletters

Elektronische Newsletter ermöglichen die gezielte und kompakte Weitergabe von Informationen an Personen und dies in einer sehr kostengünstigen Form. Dabei sollte aber auch sichergestellt sein, dass diese Personen an dem Erhalt dieser Information per Newsletter interessiert sind. Die unerwünschte Zustellung dieser Nachrichten, meist in Form einer Email, ist ärgerlich und kann schnell zu einem schlechten Image des Newsletter - Versenders führen.

Deshalb sollten beim Einsatz eines Newsletter - Systems bestimmte Verhaltensregeln beachtet werden. Genauere Informationen hierzu finden Sie unter den Stichpunkten Permission Marketing und Double Opt In.

Absolut erforderlich ist auch die Möglichkeit, dass sich eine Person jederzeit und problemlos wieder aus der Empfängerliste austragen kann. Dies kann durch einen Link innerhalb eines Newsletters realisiert werden, den der Empfänger nur anzuklicken braucht, um sich auszutragen.

Personalisierung

Ein weiterer wichtiger Punkt bei einem modernen Newsletter - System ist sicher die Personalisierung von Nachrichten und Emails. Liegen die Daten (z.B. der Name) des Empfängers vor, so sollten diese innerhalb des Newsletters auch genutzt werden, denn eine persönliche Anrede ist wesentlich ansprechender als eine anonyme Formulierung. Weitere Informationen zum Thema Personalisierung von Newslettern und Nachrichten finden Sie hier ...